Вступление

Влияет ли настроение сотрудника на результат вашего заявления? И да, и нет.

  • Нет -> Сотрудники иммиграционной службы, все до одного, профессионалы с очень глубокими знаниями. Они не отклонят правильно подготовленные документы просто потому, что устали или не в духе.
  • Да -> А вот если вы сами не подготовите документы как следует и оставите всё на усмотрение сотрудника, влияние будет обязательно.

До конца рабочего дня оставалось меньше 30 минут. По сотруднику было сразу видно, что он вымотан днём работы с очень проблемными документами. Пока я ждал своей очереди, я сам видел, как трое последних заявителей отняли уйму времени и по многу раз возвращались, чтобы дополнить недостающие документы. Возможно, именно поэтому наш разговор начался не очень, мои просьбы были отклонены, но распрощались мы в прекрасном настроении. В тот день я был рад, что смог положительно повлиять на настроение сотрудника, и вынес для себя важный урок. В этой статье я подробно расскажу об этом случае. Надеюсь, этот житейский опыт окажется полезным и другим при подготовке визовых документов.

Речь пойдёт не о каком-то одном типе визы, а о реально пройденном процессе подготовки документов и его результате. С каким бы заявлением вы ни пришли, вас ждёт примерно такая же подготовка, и этот опыт одинаково подходит для любого случая. Именно поэтому я постарался описать процесс вплоть до мелких деталей.

Что произошло

Для семьи мне нужно было получить новую визу – резидентскую. Просто продлить срок старой визы очень легко, это можно сделать online. Но переход на новый тип визы, особенно подача заявления на визу резидента, это совсем другое дело: тут нужна безупречная подготовка и вас ждёт тщательная проверка. А значит, в этом вопросе нельзя рисковать и подавать документы с мыслью «а может, и не спросят». Как всегда, я начал с того, что позвонил на 1345 и попросил список документов, нужных именно в моей ситуации.

Подготовка документов

В разговоре с 1345 сотрудник не стал ничего скрывать и сказал прямо: «перейти на визу, о которой ты спрашиваешь, довольно сложно. Документы подготовить непросто». И оказался прав. До этого я никогда не готовил столько документов. Мне даже пришлось отменить заранее взятую запись и перенести её на более поздний срок. Но пути назад нет, только вперёд. В первую очередь я начал с того, что сгруппировал документы:

  • Документы, которые нужно привезти из Узбекистана
  • Документы, за которыми нужно идти лично здесь, в Корее
  • Документы, которые можно получить online
  • Документы, которые нужно заполнить от руки

Подготовка пошла в этом же порядке.

  1. Сначала я подготовил документы из Узбекистана. То, что государственные услуги там перевели в онлайн, сильно облегчило мне задачу. Все нужные документы я скачал с портала MyGov и сделал апостиль. Обратите внимание. Не просто обычный перевод, речь именно об апостиле. Этот урок я уже один раз получил: все мои документы были в порядке, и только из-за того, что на переводе одного единственного документа не было штампа «apostille», мне пришлось готовить всё заново. Поэтому мой совет: всегда, где просят перевод, делайте апостиль.
  2. В Корее тоже почти любой документ можно получить онлайн, исключением были только медицинские справки. Первой проблемой стало найти больницу, которая выдаёт нужную нам справку. Дело в том, что в требованиях была указана справка о сдаче анализов на все перечисленные болезни и вирусы. Звоню в 보건소 (центр здоровья), отвечают: «мы такие анализы не берём». Начал обзванивать 병원 (больницы) одну за другой. Одна сказала: «у нас есть всё, но анализы мы берём только у женщин», другая: «у нас есть все анализы, кроме одного». В итоге, продолжая поиски, я нашёл нужное в большой университетской больнице. Один только этот этап занял почти 3 недели (поиск, запись в очередь, сдача анализов и ожидание результатов). Shortcut. Если вам нужна медицинская справка, не думайте долго: свяжитесь с самой большой 병원 рядом с вами. Цены на медосмотры, как выяснилось, почти везде одинаковые, так что, отправившись сразу в самую крупную, вы сэкономите время.
  3. Дошла очередь до документов, которые заполняются от руки. Они тоже оказались непростыми: там были вопросы обо всём, начиная с личных данных и заканчивая историей всей нашей семьи. Всё было заполнено без спешки.
  4. И наконец, документы, получаемые онлайн, я оформил поближе к дате визита в иммиграционную службу.
  5. Хотя документы у нас были готовы, исходя из прошлого опыта я добавил ещё и те, которые могут попросить. Среди них были дополнительные сведения о компании, документы об уплате страховки и налогов, а также банковские транзакции за последний год, подтверждающие, что зарплата каждый месяц приходит на мой банковский счёт.

Подача документов

Запись была взята на время после 16:00. Я пришёл за полчаса до назначенного времени, потому что есть дела, которые нужно успеть до того, как подойдёт твоя очередь.

  • Сначала там же сфотографировались
  • Пошлины оплатили заранее
  • Фотографии приклеили к заявлениям
  • Проверили, что на всех документах есть подписи, и ещё раз убедились, что даты совпадают На этом всё готово. Теперь остаётся только дождаться, когда вызовут наш номер.

И тут я пожалел. О чём? — о том, что взял запись на вечернее время. Обычно на каждого заявителя отводится 12 минут, но не всегда дело решается за эти 12 минут. Кому-то нужно меньше, кому-то больше. А тот день оказался днём, когда больше нужно было всем. Нам пришлось прождать больше часа после времени записи, и первая наша очередь подошла уже после 17:30.

Lifehack. Старайтесь брать запись в иммиграционную службу на утро. Особенно если на один день у вас запланировано много дел. Вечером ваша очередь может подойти и раньше назначенного, и на несколько часов позже. Заранее это узнать невозможно. Только утренние записи вызывают вовремя. И к тому же сотрудники в начале нового дня в настроении получше.

Пока мы ждали, я видел, как именно тот сотрудник, который потом вызвал мой номер, принял трёх крайне проблемных заявителей. Откуда я знал, что они проблемные? Это было нетрудно. Все трое были одной группой и, насколько я понял, пришли с одной и той же ситуацией. По тому, как один возвращался вместо другого, чтобы дополнить документы, нетрудно было понять, что случай проблемный и что он портит сотруднику настроение. Уже одно то, что на трёх заявителей ушёл почти час, говорит о том, насколько всё было сложно.

Я, вообще говоря, тоже пришёл с двумя заявлениями и спросил сотрудника, одинаковые ли наши два «call number» и можно ли принять оба сразу. Сотрудник, только что вымотанный похожим «case», довольно резко отрезал: «нет, один заявитель на один номер». Скажу сразу: то, что я взял записи с интервалом 20 минут, пошло мне на пользу. Представьте: пока я сижу с одним заявлением, второй номер вызывает другой сотрудник. Как бы я оказался в двух местах одновременно?

Я сдал документы и тихо сидел в ожидании; было видно, что сотрудник устал за целый день. И всё же много времени это не заняло. Он просмотрел все документы один за другим и минут за 5 выдал справку о приёме и сказал, что я могу идти. Обрадовавшись, что первое дело решилось положительно, я стал ждать вторую очередь, и это тоже не затянулось. И вот ведь везение: второй номер достался ровно тому же сотруднику.

Я тихонько подошёл и сказал: «я снова здесь». Поскольку чуть раньше я говорил, что у меня два заявления, он сразу понял ситуацию и принял документы, сам удивившись, что я опять попал к нему. На этот раз настроение у него было немного получше. Я отдал документы и снова принялся ждать. И в этот раз тоже недолго. Немного погодя он выдал мне вторую справку о приёме. А самое интересное началось после этого.

Неожиданно сотрудник сделал мне комплимент: «엄청 완벽해요. 오늘 처음이에요» (в смысле «очень хорошо подготовил, сегодня у меня такое заявление впервые»), и показал рукой жест 👍 «отлично». Я поблагодарил его, а когда посмотрел на него, увидел совершенно другого человека. Вместо уставшего за день сотрудника не в духе, с которым я поздоровался при входе, передо мной стоял полный энергии, приветливый человек в хорошем настроении. В тот день я не только решил положительно собственное дело, но и стал причиной того, что у человека наладился день. Я не задабривал его сладкими речами и не поднимал ему настроение подарком. Я просто тщательно подготовил документы, не оставил у сотрудника ни единого вопроса и облегчил ему работу. Вместо того чтобы 3-4 минуты объяснять, почему документ в таком виде принять нельзя, он теперь мог выпить горячего чаю и немного передохнуть.

Опыт

Когда я вспоминаю этот случай, меня всегда заставляют задуматься слова сотрудника: «오늘 처음이에요» – «сегодня первое»…

Время тогда подходило к шести, и после меня он принял бы ещё 2-3 заявления и завершил рабочий день. Неужели с утра до вечера ему не попалось ни одного полностью подготовленного заявления? Конечно попадались, но полными они были с точки зрения заявителя, а не в глазах сотрудника. Как это получается? Мы как заявители готовим все нужные документы, а то, что можно сделать в самом иммиграционном офисе, оставляем открытым: «попросят - сделаю». Сюда входят оплата пошлины, фотографирование, приклеивание фотографии и подпись на заявлении. Если документы у вас полные, сотрудник, естественно, говорит сходить и оплатить и ждёт либо работает со следующим заявителем. Когда вы вернётесь, ему придётся заново открывать ваше дело и подтверждать его. Эти действия могут показаться пустяком на 1-2 минуты, но представьте: если на 30 человек в день уйдёт по 2 лишние минуты, получится час. Выходит, пустяковые для нас дела для сотрудника означают потерянные часы каждый день.

Советы

  1. Always Overdo. Для меня это постоянное правило в работе с визовыми документами. Например, для свидетельства о рождении обычно принимают и просто переведённый документ, но для меня overdo здесь - это сделать апостиль. Может, перевод и приняли бы, а если нет? Одно только сомнение может обернуться для меня ещё двумя неделями беготни. Или документы о страховке и банковские транзакции: их просят не всегда. А если всё-таки попросят? Из-за документа, который я мог просто получить онлайн, мне может понадобиться снова ехать в иммиграционный офис. Именно поэтому я всегда предпочитаю приходить с подготовкой больше необходимой и больше запрошенной, и советую это всем.

  2. Обращайте внимание на мелкие детали. Обязательно проверьте, что на всех документах поставлены даты, что фотография, если она нужна, действительно приклеена, что пошлины оплачены заранее, и подобные детали, которые кажутся пустяком. Потому что именно с такими незаметными проблемами сотрудники сталкиваются каждый день, с каждым заявителем, снова и снова. Вы приходите туда раз в год, а сотрудники общаются с сотнями таких же заявителей ежедневно. Маленькие проблемы запросто превращаются в большие. Приведу ещё одну деталь в пример. Я всегда обращаю внимание и на порядок документов. Не оставив сотруднику необходимости даже менять документы местами, вы показываете, насколько безупречно подготовились.

  3. Приходите заранее. Спланируйте день визита в иммиграционную службу заранее и приходите минимум за полчаса до времени записи. Прежде всего, на оплату пошлины или фотографирование может быть большая очередь. Придя заранее, вы всё успеете без спешки. Кроме того, дополнительное время позволит вам самому заранее проверить документы. Может, где-то не поставлена подпись, может, остался незаполненный вопрос. Это время важно именно для того, чтобы закрыть такие мелкие детали и привести документы в идеальное состояние.